ビジネス文書を作成する場合、大切な条件が三つあります。
①表現に誤りやウソがない正確さ」
②「一見して意味がわかる読みやすさ」
③「読み手の気持ちに配慮した心地よさ」
この三つが揃って初めて、ビジネス文書は高いパフォーマンスを発揮します。
この中で特に注目したいのは、③「読み手の気持ちに配慮した心地よさ」です。ビジネス文書は情報だけを伝えるものではありません。書き手の気持ちもあわせて伝えます。書き手の気持ちが読み手にきちんと伝われば、商談はスムーズに進むでしょうし、おかしな伝わり方をすると、うまくいくものもうまくいかなくなってしまいます。ビジネス・コミュニケーションは、良好な人間関係を前提とするものです。
本講演では、感謝、謝罪、依頼、断り、督促、抗議、返答という、ビジネス場面でよく見られる七つの機能を設定し、ビジネス文書が気持ちを適切に伝えるコツを、ビジネス・メールを例にお話しします。