設計・開発業務の属人化が招く品質トラブルとその防止策

近年、いわゆるバブル期に入社した世代が定年を迎え始め、第一線から徐々に退くケースが増えています。その結果、30〜40代の中堅層に業務が集中し、教育・訓練にまで十分な時間を割くことができず、若手社員の戦力化が思うように進まないという声を耳にすることがあります。この状況が続くとノウハウの断絶が起き、設計品質のばらつきなど、さまざまな問題につながる可能性があります。 　また、業務遂行方法が十分に共有されていない技術部門では、業務が集中するエース設計者から他の担当者へ業務移管が難しくなることがあります。その結果、特定の担当者に業務負荷が集中し、過重な負担が生じたり、組織としての業務継続性に影響が出るケースも見られます。講師の前職でも、設計業務の属人化が背景となりコンプライアンス上の問題が発生し、主力製品の出荷停止につながった事例がありました。このように、業務の属人化は設計者間の業務量アンバランスを引き起こす潜在的なリスクといえます。 　こうした問題の背景には、業務引継ぎや教育に必要なマンパワーを十分に確保できていないこともあります。そこで本セミナーでは、引継ぎや教育にかかる負担をできるだけ小さくしながら、業務の属人化を解消していく仕組みづくりについて解説します。同仕組みにより、マニュアルや管理規格を参照しながら業務内容を理解できる環境を整えることで、業務移管や教育の負担を軽減することが可能になります。また、自部署が多忙な際に他部署へ業務支援を依頼しやすくなり、部署間の業務量アンバランスの緩和にもつながります。結果として、特定の設計者への業務集中を緩和し、設計者間の業務量バランスの改善や業務品質の安定化にも寄与します。 　さらに、他部門と比べ進捗管理が難しい (やってみないと分からない、あるいは結果が見えにくい) とされる研究・開発部門においても、業務の属人化を解消することで、組織としての労働生産性が向上した事例があります。 　業務の標準化や共有は、多くの企業で取り組まれているテーマですが、実務と文書運用が十分に結びついていないケースも見受けられます。1業務と管理規格・マニュアルの結びつきが弱い、2管理規格・マニュアルが実務で十分活用されていない、という理由から、属人化の問題が解消されないケースも少なくありません。講師は前職でISO9001運用改善プロジェクトに携わる中で、市販のマニュアル管理システムや規格・マニュアル運用の課題に気づき、それらの改善に取り組んできました。本セミナーでは、その経験をもとに業務の属人化を防ぐための考え方と具体的な方法をご紹介します。これらの知見を活用することで、業務属人化リスクを低減し、組織として安定的に業務を遂行するための考え方をご紹介します。

1. 業務属人化問題を放置することによるリスク
   1. 業務属人化が招いたトラブル事例とその教訓
      1. 過重な業務負担の発生
      2. 健康・組織運営への影響
      3. 主力製品の出荷停止につながった事例
   2. ISO9001等の仕組みを導入していても属人化が解消されない理由
   3. 業務遂行ノウハウを共有することの意義
2. 属人化解消に向けた事前整理
   1. 設計・開発担当者の課題の可視化
      1. 業務上の困りごと
      2. 業務負荷の偏り
      3. 業務改善に関する提案
   2. 業務配分見直しに伴う組織内調整の進め方
3. 業務の属人化を解消する仕組みづくり
   1. 設計・開発業務の共有を進める仕組みの構築
      1. なぜ業務移管は難しいのか
      2. 業務移管に要する工数を抑える考え方
      3. マニュアル運用上の課題とその整理方法
      4. 業務と管理規格・マニュアルを連動させる仕組み
      5. マニュアル・管理規格の整理・統合 (5Sの考え方)
   2. 実務で活用できる業務マニュアルの事例紹介
   3. ビジュアル化による管理規格のわかりやすい運用事例
4. 属人化解消後に期待される効果
   1. 業務引継ぎ・教育負担の軽減と組織安定化
   2. 設計者間・部署間の業務量バランスの改善
   3. 業務量平準化の事例紹介
5. 質疑応答・個別アドバイス