技術者・研究者のための内容が "明確に" 伝わる技術文書作成入門

セミナーの趣旨は、読み手に内容が“明確に”伝わる文書の書き方 (わかりやすい文書の書き方) を学んでいただくことです。なお、文書の中には技術文書も含まれます。 　わかりやすい文書を書く目的の1つは「書き手から読み手への伝達」です。書き手が何かを読み手に伝達するため文書を書きます。例えば、提案内容を読み手に伝達するために提案書を書きます。読み手に内容が“明確に”伝わる文書の書き方 (わかりやすい文書の書き方) を使って文書を書くことで、書き手から読み手への伝達が成立する文書を書くことができます。セミナーのキーワードは、“内容が明確に伝わる”です。“内容が伝わる”と“内容が明確に伝わる”は違います。“内容が伝わる”では伝達が成立しません。

以下の2つの文を読んでください。

• 文1:使用上の機能性を考えて○○社のスマートフォンを買った。
• 文2:防水機能があることから外の現場でも使えるので○○社のスマートフォンを買った。

　文1は、読み手に内容が伝わる文です。文1のような“内容が伝わる”文では、書き手から読み手への伝達が成立しません。「○○社のスマートフォンを買ったこと」は伝わりますが「使用上の機能性」の意味が不明確です。これに対して、文2は、読み手に内容が明確に伝わる文です。文2のような“内容が明確に伝わる”文を書くことで書き手から読み手への伝達が成立します。文1と文2の比較の内容は文書を書く場合にも当てはまります。本セミナーでは、読み手に内容が“明確に”伝わる文書 (わかりやすい文書) 、すなわち、書き手から読み手への伝達が成立する文書の書き方を解説します。

1. セミナーの概要
   1. 一冊の本との出合い
   2. 解説の4本柱
   3. セミナーの結論
   4. セミナーの目的
2. 「わかりやすい文書」を書くこと
   1. わかりやすい文書とは
   2. 「伝わる」と「明確に伝わる」との違い
   3. 「わかりやすい文書」を書く目的
3. わかりやすい文書の書き方の3原則
   1. 第1原則:書き手と読み手の違いを認識する
   2. 第2原則:文書の構成を考える
   3. 第3原則:内容が明確に伝わる書き方を考える
      1. 6つのルールと17の書き方とは
      2. ルール1:主要なことを冒頭に書く
         1. 書き方1:まず知りたいことを冒頭に書く
         2. 書き方2:目的を文書の冒頭に書く
         3. 書き方3:方針を文書の冒頭に書く
         4. 書き方4:手順を文書の冒頭に書く
      3. ルール2:ペアで書く
         1. 書き方5:根拠を書く
         2. 書き方6:条件を書く
      4. ルール3:分けて書く
         1. 書き方7:かたまりに分けて書く
         2. 書き方8:箇条書きで書く
         3. 書き方9:表で書く
      5. ルール4:集約して書く
         1. 書き方10:組み合わせて書く
      6. ルール5:視覚的に書く
         1. 書き方11:写真や図を入れて書く
         2. 書き方12:重要な内容を強調して書く
      7. ルール6:内容が明確に伝わる文を書く
         1. 書き方13:具体的な内容を書く
         2. 書き方14:意味が明確な文を書く
         3. 書き方15:能動態の文を書く
         4. 書き方16:短い文を書く
         5. 書き方17:文法を守って書く
4. トレーニングとレベルアップ
   1. 日々のオンザジョブトレーニング
      1. 日々のオンザジョブトレーニングとは何か
      2. 日々のオンザジョブトレーニングの方法
         1. 基本のトレーニング
         2. 報連相を通したトレーニング
         3. 概要版の作成を通したトレーニング
         4. 自己添削を通したトレーニング
      3. 日々のオンザジョブトレーニング・実践上のポイント
   2. 技術力のレベルアップ
      1. 掘り下げて考えること
      2. 「理解したつもり」から「理解した」へ
      3. わかりやすい文書を書くための条件
      4. 参考:受験勉強への適用
5. 理解度確認演習
   • 解説内容を確実に習得していただくため理解度確認演習を行います。
6. 質疑応答