ビジネス文書力養成講座:基礎編「A4一枚にまとめる技術」

会議の議事録や出張した際の報告書は、“雑務”として新入社員や若手の人に任せられることが多い作業です。しかし議事録や出張報告書は「情報の共有」や「問題報告」「次に取るべき行動連絡」など、正確な情報を共有し残しておく必要があるもので、結果、任せられた本人には大きな負担となっていることが多いと思います。 　さらに業務経験が浅いと「誰に、何を、どう書けばいいのか」など迷い、文書作成に時間がかかり、苦労している方が多いかと思います。また文書作成に時間が取られることは、本来の担当業務遂行のストレスとなります。 　このような文書の作成にまつわる苦しみは、ちょっとした意識の切り替えと思考整理の技術を身につけることで簡単に乗り越えることができます。ベースとなるのは、私がトヨタ自動車時代に経験・工夫した報告書や企画書を「紙一枚」にまとめる文書技術です。具体的な事例やエピソードを通じ、お伝えしたいと思います。

1. はじめに
   • ウォーミングアップワーク: 文書作成で困っていることの“見える化”
2. ビジネス文書に求められる3つのポイント
   1. スピード (早く書き上げる)
   2. 伝達性 (内容が的確に伝わる)
   3. 論理性 (内容が論理的に構成されている)
3. なぜ、早く書き上げることができないのか?
   1. スタート (書き始めることが) できない→意識を切り替える
   2. 頭の中が整理できない→頭の中の見える化
   3. まとめることができない→適切な「箱」を作る
      • ワーク1:グルーピングの経験
4. ビジネス文書の書き方
   1. A4一枚ビジネス文書の構造
   2. 文書見出し (タイトル) を書く→「誰に?」「何のために?」を決める
   3. 箱見出し (サブタイトル) を書く→文書の「構成」を決める
   4. 箱に内容を入れる→情報書く、足らない情報を集める
   5. 構成や箱の中身を練る→それで何?を明らかに
      • ワーク2:タイトルとサブタイトルをつける
5. 議事録作成のポイント
   1. 議事録の構造
   2. 作成のポイント
6. 出張報告書のポイント
   1. 出張報告書の構造
   2. 作成のポイント
      • ワーク3:セミナー参加報告書を作ってみよう
• 質疑応答