分かる・伝わる・納得できる報告書・レポートの書き方のポイント・コツ

出張報告や技術レポート、論文など日常業務の中で様々な文書を作成する機会があり、業務において文書は無くてはならないものである。そして、文書は最終結果、成果を示すものであることがほとんどであり、文章の出来の良し悪しで成果の評価も変わってくると言っても過言ではない。また、文書に作者が帯同して説明するようなことは無いので、文書は独り歩きするものである。従って、意図と異なる伝わり方がするような文書を作ってしまうと誤解を招いて大変なことになってしまう。 　このように、文章作成は業務、企業活動において極めて重要なものであるにもかかわらず、ほとんど教育の機会が無いという現実がある。仮に何らかの教育があったとしても、文章そのものの教育であることはほとんどなく、いわゆる日本語の教育である。言い換えると、文章作成においては高校生までの知識で止まっているということになる。 　本講座は、正しい日本語の使い方はもちろん、文書の構成、ストーリーの組み方について詳細、そして、伝えたいことが伝わる、分かりやすい、読みやすい文章の実現といった文章の書き方について詳細に解説する。

1. ウォーミングアップ
2. イントロ:報告書、レポートと
   • 文書、報告書の基本について分類や使い分けについて説明すると同時に、特に報告書が必要とする構成要素やベースとなる注意点等について解説する。
   1. 意義
   2. 報告書とは
   3. そして、報告書は
   4. 3大文書
   5. 伝聞と報告
   6. 報告型の分類
   7. 演習
   8. 報告書の3要素
   9. 意識すべきこと
3. 報告書の基本 (コツ・ポイント)
   • 報告書を書くにあたって必要となる中核要素の詳細な説明とその考え方について解説すると同時に、背骨となるストーリーの構成の考え方、構成の方法、パターン等を中心に解説する。
   1. 目的在りき
   2. 演習
   3. ゴール
   4. テーマと期待
   5. ペルソナ
   6. 演習
   7. ペルソナの読心
   8. 演習
   9. 伝えたいこと
   10. テーマを共有する
   11. 構造的であること
   12. ストーリー性と論理性
   13. 論理性の付加
   14. 論理とは
   15. ストーリーとは
   16. ストーリーの組み立て
   17. 論理性と理解の基盤
   18. 報告書、レポートの基本構成
   19. 全ては説明されている事
   20. 要点の明示
   21. 前提条件 (背景) を共有する
   22. レベル合わせ
4. 文書作成の手順
   • 文書作成における基本的な流れをフローを用いて説明すると同時に、基本構造のパターンとその構築の方法について解説する。
   1. 演習
   2. 文書作成フロー
   3. 要点スタート
   4. ピラミッドストラクチャー
   5. トップダウンピラミッドメイク
   6. ボトムアップピラミッドメイク
5. 報告書を成功に導く準備
   • 報告書を書くときに最も重要となることの一つである準部について、どのように文書の基本骨格を決め、それを構成する内容を選んでいくのか、そして、全体ストーリー構成していくかについて解説する。
   1. テーマの一般化
   2. 伝えたいことは何か
   3. 取捨
   4. 知→理→信
   5. 書き出し&ランク付け
   6. 見合った根拠
   7. マインドマップ
   8. フローチャート
   9. シナリオ絵コンテ
   10. ワンフレーズ化
   11. 偉大な先人
6. 伝わる報告書
   • 伝えたいことを相手に伝える、納得を得るという報告書の本質となる部分について、どうすれば分かりやすく表現することができるのか、どのように説明すれば良いのかといった様々な方法、テクニックを解説する。
   1. 伝わってこそ成果
   2. 全てが決まるイントロの書き方
   3. 神は細部に宿る
   4. ストーリーで語る
   5. ロジックで納得させる
   6. 考えの伝え方
   7. 具体化と抽象化
   8. 情報階層
   9. 3態変化
   10. イメージ想起
   11. 要約と対比・例示・置換
   12. 演習
   13. 小結論
   14. 見出し – 結論
7. 文章の基本
   • 報告書に限らず、日本語の文書を書くにあたって、必ず理解しておかなければならい日本語の基本について、特に技術文書と観点で解説する。
   1. 文章力とは
   2. 簡潔に
   3. つなぎ語
   4. 接続詞
   5. 句読点の打ち方
   6. 文章の印象
   7. 用語の統一
   8. 冗長的表現
   9. 二重否定
   10. ストレート文化
   11. 連続同意語
   12. 連続表現
   13. 曖昧表現
   14. 接続後の範囲
   15. 近接配置
   16. 副詞による予告
   17. 「～は」と「～が」の使い分け
   18. 詳細≠分かりやすい
   19. 日本語の乱れ
   20. カタカナ言葉
   21. その他
8. 文章の構造
   • 文書には様々な構成やパターンが存在するが、それらについてここに説明すると同時に、報告や提案など目的に沿ったそれらの使い分け、最適化から各構成要素の書き方について解説する。
   1. 見出し
   2. 3パート構成
   3. 起〇〇結
   4. ピラミッドストラクチャー
   5. ストーリーロジックの構成
   6. ロジックの矛盾
   7. 情報の構成
   8. 前提条件を共有する
   9. 報告型報告書の構成
   10. 教育型報告書
   11. 承認型報告書
   12. 基本構成
   13. 事例:研究報告書の構成要素
   14. 構成要素
   15. イントロ (背景) で重要なこと
   16. 構成の例 (問題対策)
   17. 方法で重要なこと
   18. 結果で重要なこと
   19. 考察で重要なこと
   20. 結論で重要なこと
   21. 良くあるパターン
9. 様々な表現方法
   • 報告書においては様々な情報やデータを説明する必要があるが、特に技術文書で重要となるデータの表現方法について様々なテクニックや注意点について解説する。
   1. 曖昧表現
   2. 図表のルール
   3. データの伝え方
   4. グラフの工夫
   5. トリック
   6. グラフは、
   7. 情報、データの読み方
10. 文書のチェック (推敲)
    • 文書作成において欠かすことのできない推敲の方法やテクニック、コツ、注意点について解説する。
    1. 推敲のポイント
    2. 主語 – 述語
    3. 推敲タイミング
    4. 推敲者
    5. その他の推敲のポイント
    6. 分かりやすい文章にするために
    7. 引用
11. まとめと質疑応答
12. 演習