早く、正確に同僚や上司に情報を伝える、あるいは提案に賛同してもらえる報告書や企画書の作成は、全てのビジネスコミュニケーションの基本です。しかし現実的には、「何を書いたらいいのか分からない」と「書き上げるのに時間がかかる」、あるいはあれもこれも書きたいと欲張り、結局「自分が何を伝えたかったのかわからなくなる」「資料ページが多くなり読んでもらえない、伝わらない」など、文書作成に苦しんでいる方が多いかと思います。また文書作成に時間が取られることは、仕事の効率向上・残業削減という最近の流れからも大きな課題だと考えます。
上記のような文書の作成にまつわる苦しみは、ちょっとした意識の切り替えと思考整理のルール (フレームワーク) を身につけることで簡単に乗り越えることができます。ベースとなるのは、私がトヨタ自動車時代に経験・工夫した報告書や企画書を「紙一枚」にまとめる文書技術です。具体的な事例やエピソードを通じ、お伝えしたいと思います。
- はじめに 文書作りの現状とトヨタの「紙一枚」文書文化
- 「わかりやすい」文書とは
- ロジカル
- 文書の構造
- なぜわかり易い文書が書けないのか?
- 頭の中が整理できていない→意識を切り替える
- まとめることができない→フレームワークを使う
- ロジックの詰めが甘い→何度も直す
(ウォーミングアップワーク:グルーピングの経験)
- 「紙一枚」文書の紹介
- A4/A3「紙一枚」文書とは
- 「紙一枚」文書の基本的ルールと構造
- なぜ「紙一枚」文書が「わかり易い」のか
- 「紙一枚」まとめる技術 (1) 頭の中の見える化
- 書き出すこと
- グルーピング
- 「紙一枚」まとめる技術 (2) フレームワークの利用
- A3文章のフレームワーク
- ロジカルな文書であるためには
- 「メッセージ」「ストーリー」「構成」が必要
- 「紙一枚」まとめる技術 (3) 資料作りのサークルを回す
- 資料作りのサークルとは
- トヨタ式A3資料 (分析) は思考プロセス
- 最後に A3一枚文章のパターン紹介
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